Dokumente, die sich in einer Patientenakte befinden, können problemlos mit Patient:innen geteilt werden. Die Freigabe und das Teilen erfolgen direkt über das mit CareFlow verknüpfte Praxisverwaltungssystem inSuite.

Für den Dokumentenaustausch müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

Die Berechtigung für den Dokumentenaustausch befindet sich in den Patientendaten im Reiter Portalrechte (Patientenakte > Daten > Dokumente):



Dokumente werden über den zugehörigen Akteneintrag in der Patientenakte freigegeben. Ein Akteneintrag kann externe Dokumente als Dateianhänge enthalten. Die Freigabe des Akteneintrags gilt für die darin enthaltenen externen Dokumente.

Nachdem ein Akteneintrag für eine Patient:in freigegeben wurde, ändert sich der Status von "Validiert" zu "Freigegeben".

Innerhalb der Patientenakte sind alle freigegebenen Dokumente unter Daten > Dokumente einsehbar:

Einen Akteneintrag mit Dokumenten freizugeben bewirkt nicht unbedingt, dass diese Dokumente auch automatisch mit der Patient:in geteilt werden. Ob die Patient:in Zugriff auf einzelne Dokumente hat, lässt sich in den Patientendaten im Reiter "Dokumente" prüfen. Der aktuelle Status wird in der Spalte "Zugriff" angezeigt:

Es gibt zwei verschiedene Optionen, um den Status freigegebener Dokumente auf "Erlaubt" zu setzen und die Dokumente dadurch mit den Patient:innen zu teilen:

Damit sich der Status nach der Freigabe eines Dokuments automatisch von "Verweigert" zu "Erlaubt" ändert, muss unter Verwaltung > inCase > Einstellungen > Gesundheitsportal folgendes Häkchen aktiviert sein: "Patienten mit dem Portalrecht 'Dokumente austauschen' können ohne Einzelfreigabe auf alle freigegebenen Dokumente und Formulare zugreifen".

Ist dieses Häkchen aktiviert, bekommen die Patienten kurz nach der Freigabe des Akteneintrags eine Mail, ohne dass das Dokument noch einmal aktiv geteilt werden muss. Freigegebene Dokumente erhalten automatisch den Status "Erlaubt".

Sollten Sie es nicht wünschen, dass freigegebene Dokumente automatisch mit Patient:innen geteilt werden, können Sie das oben beschriebene Häkchen auch einfach deaktivieren bzw. deaktiviert lassen.

Ist es deaktiviert, können freigegebene Dokumente weiterhin manuell mit den Patient:innen geteilt werden. Öffnen Sie hierfür in der Patientenakte den Reiter "Daten" und die Sektion "Dokumente". Hier finden sich nun wie oben beschrieben alle freigegebenen Dokumente. Bei deaktiviertem Haken in den Einstellungen, erhalten diese alle zunächst den Status "Verweigert" (rot).

Möchten Sie nun Dokumente mit den Patient:innen teilen, klicken Sie ganz einfach auf das rote Feld "Verweigert", um den Status auf "Erlaubt" (grün) abzuändern. Tun Sie dies, wird das Dokument mit der Patient:in geteilt. Möchten Sie dies wieder rückgängig machen, können Sie durch einen weiteren Klick auf das nun grüne Feld das Teilen auch wieder rückgängig machen.